Tietosuojaseloste

Spiiksi (Maunu Group Oy:n aputoiminimi, Y-tunnus 2773843-5) toimii tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä osoitteeseen privacy@spiiksi.fi.

Keräämme seuraavia tietoja: • Tilitiedot: nimi, sähköpostiosoite, salasanan hajautettu versio tai Google-kirjautumisen tunniste • Käyttötiedot: tapahtumiin, kanaviin ja tulkkausistuntoihin liittyvät käyttö- ja lokitiedot sekä tilin käyttöön liittyvät tiedot, kuten kirjautumisajankohdat ja palvelun ilmoitusten kuittaukset • Äänidata: tulkkausistuntojen aikana äänivirtaa käsitellään reaaliaikaisesti OpenAI:n ja Microsoft Azuren palveluissa. Tapahtumien ääntä ei tallenneta, ellei asiakas erikseen pyydä tallennusta. • Tallenteet: sivuston demon istunnot tallennetaan (alkuperäinen ja tulkattu ääni sekä tekniset tiedot käännöksen laadun selvittämiseksi). Demossa kerrotaan tallennuksesta ennen sen käyttöä. Tapahtuman ääni ja siitä tehty tekstitys tallennetaan vain asiakkaan pyynnöstä. • Yhteydenotot ja palaute: yhteydenottolomakkeella ja demon palautteessa annettu nimi, sähköpostiosoite ja viesti. Demon palautteeseen voi halutessaan liittää kyseisen demon tallenteen. • Ohjechat: sivuston ohjeavustajalle esittämäsi kysymykset ja sen vastaukset. Ne lähetetään OpenAI:lle vastausten tuottamiseksi. Kun olet kirjautunut sisään, avustaja voi lukea oman tilisi tietoja (organisaatiot, saldot, paketit ja tapahtumat) vastatakseen sinulle, mutta se ei voi muuttaa mitään. Keskusteluja voidaan tallentaa avustajan ja ohjesisältöjemme kehittämiseksi; tallennettu keskustelu liitetään tiliisi, jos olit kirjautuneena. • Tekniset tiedot: IP-osoite, selaintyyppi, laitetyyppi, käyttöjärjestelmä sekä suostumusasetukset • Maksutiedot: laskutus- ja maksutiedot käsitellään Stripe- ja PayPal-palveluissa. Emme tallenna maksukorttitietoja

Käytämme tietojasi seuraaviin tarkoituksiin: • Palvelun tarjoamiseen ja ylläpitoon • Käyttäjätilien hallintaan • Tulkkauspalvelun toteuttamiseen tekoälymallien avulla • Laskutukseen ja maksujen käsittelyyn • Asiakastukeen ja palveluviestintään • Palvelun kehittämiseen, laadun seurantaan ja parantamiseen, mukaan lukien demotallenteiden läpikäynti käännöslaadun parantamiseksi • Yhteydenottoihin ja palautteeseen vastaamiseen • Sivuston käytön ja markkinoinnin tehokkuuden mittaamiseen silloin, kun olet antanut siihen suostumuksen • Ohjechatin kysymyksiin vastaamiseen ja, kun keskusteluja tallennetaan, niiden läpikäymiseen avustajan ja ohjesisältöjen kehittämiseksi • Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen

Käsittelemme henkilötietoja seuraavin GDPR:n mukaisin perustein: • Sopimuksen täytäntöönpano: tilin hallinta ja palvelun toimittaminen • Oikeutettu etu: palvelun tietoturva, väärinkäytösten ehkäisy, toiminnan kehittäminen (mukaan lukien demotallenteet) sekä yhteydenottoihin vastaaminen • Lakisääteinen velvoite: kirjanpito-, verotus- ja raportointivelvoitteet • Suostumus: valinnainen analytiikka, mainontaan liittyvä mittaus ja markkinointiviestintä silloin, kun olet antanut siihen suostumuksesi Kun tallennamme tapahtuman ääntä asiakkaan pyynnöstä, käsittelemme sitä asiakkaan lukuun henkilötietojen käsittelijänä, ja asiakas vastaa tapahtuman osallistujille annettavista tiedoista.

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia palvelun toteuttamiseen: • OpenAI – reaaliaikainen puheentunnistus, käännös ja puhesynteesi, tallenteiden tekstitys sekä ohjeavustajan vastaukset • Microsoft Azure – puheentunnistus ja puhesynteesi • Stripe – maksujen käsittely • PayPal – maksujen käsittely • Google OAuth – kirjautuminen Google-tilillä (valinnainen) • Google reCAPTCHA – lomakkeiden suojaaminen roskapostilta ja väärinkäytöltä • Google Analytics / Google tag – sivuston käytön analysointi ja mainontaan liittyvä mittaus silloin, kun olet antanut siihen suostumuksen Sähköpostit lähetämme omalla sähköpostipalvelullamme (Maunu Group Oy). Luovutamme tietoja näille tahoille vain siinä laajuudessa kuin palvelun tarjoaminen edellyttää. Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin asiakassuhde tai käyttäjätili on voimassa tai kuin tietoja tarvitaan palvelun tarjoamiseen. Kun tili poistetaan, poistamme tiedot 30 päivän kuluessa, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytysaikaa. • Demotallenteet: 90 päivää. Jos tallenne on liitetty palautteeseen, se säilytetään yhtä kauan kuin palaute. • Ohjechatin keskustelut: 90 päivää viimeisestä viestistä. • Tapahtumatallenteet: kunnes asiakas poistaa ne tai pyytää niiden poistamista, kuitenkin enintään 12 kuukautta tapahtuman jälkeen, ellei asiakkaan kanssa ole toisin sovittu. • Yhteydenotot ja palaute: 24 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta. • Kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain mukaisesti tositteet 6 vuotta ja tilinpäätös 10 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta.

Sinulla on GDPR:n perusteella oikeus: • Saada pääsy omiin tietoihisi • Oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot • Pyytää tietojen poistamista • Rajoittaa käsittelyä • Saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen siltä osin kuin laki sen mahdollistaa • Vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun Voit lähettää pyynnön osoitteeseen privacy@spiiksi.fi. Pyrimme vastaamaan pyyntöihin 30 päivän kuluessa. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Suojaamme henkilötietoja alan tavanomaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näihin kuuluvat esimerkiksi HTTPS-salaus tiedonsiirrossa, salasanojen bcrypt-hajautus, JWT-pohjainen tunnistautuminen, roolipohjainen pääsynhallinta ja säännölliset tietoturvatarkastukset.

Käytämme palvelun toiminnan kannalta välttämätöntä paikallista tallennustilaa ja tarvittaessa välttämättömiä evästeitä kirjautumisen ja istunnon hallintaan. Jos saavut palveluun kutsulinkillä, tallennamme linkin kutsukoodin välttämättömään spiiksi-ref-evästeeseen enintään 30 päiväksi, jotta koodi on valmiina rekisteröitymislomakkeella. Koodia käytetään vain kutsun kohdistamiseen, sitä ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä käytetä seurantaan, ja se poistetaan heti kun tili on luotu. Lisäksi käytämme Google-tagin kautta analytiikkaan ja mainontaan liittyvään mittaukseen tarkoitettuja tunnisteita vain, jos olet antanut siihen suostumuksen. Voit hyväksyä tai hylätä nämä valinnaiset tarkoitukset suostumusbannerissa. Lisäksi laskemme sivunlataukset, päivittäiset kävijämäärät ja sen, kuinka kauan sivut ovat näkyvissä, omalla palvelimellamme ilman evästeitä tai muuta selaimeen tallennettavaa tietoa. Kävijä tunnistetaan saman päivän ajan IP-osoitteesta ja selaimen tunnisteesta lasketulla tiivisteellä, johon lisätään joka päivä vaihtuva ja sen jälkeen hävitettävä satunnaisarvo. IP-osoitetta ei tallenneta. Koottuja lukuja (sivunlataukset ja näkyvissäoloaika sivuittain sekä kävijämäärä päivittäin) säilytetään enintään noin vuoden. Lisäksi säilytämme 30 päivän ajan kunkin käynnin kulun tiivisteeseen perustuvalla tunnisteella: mistä käynti tuli (esim. hakukone, some tai kampanjalinkki, ilman täyttä viittaavaa osoitetta), millä sivuilla käytiin ja kuinka kauan, blogikirjoituksissa mitä osioita luettiin kuinka kauan ja mitä linkkejä klikattiin, laitteen tyyppi, selain ja käyttöjärjestelmä, sivuston osoite (spiiksi.fi tai spiiksi.com), IP-osoitteesta päätelty likimääräinen sijainti (maa ja kaupunki) sekä aloitettiinko demo tai lähetettiinkö viesti. Viestin sisältöä tai yhteystietoja ei liitetä käyntiin. Koska satunnaisarvo vaihtuu päivittäin, eri päivien käyntejä ei voi yhdistää samaan kävijään. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme seurata palvelun käyttöä.

Ilmoitamme olennaisista muutoksista sähköpostitse tai palvelun kautta vähintään 14 päivää ennen niiden voimaantuloa. Jos jatkat palvelun käyttöä muutosten jälkeen, katsomme sinun hyväksyneen päivitetyn tietosuojaselosteen.

Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot: privacy@spiiksi.fi